DASAR-DASAR ORGANISASI DAN MANAGEMENT

DASAR-DASAR ORGANISASI

Pengertian
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon yang berarti alat / perkakas, sedangkan menuurut definisi organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari kelompok individu, yang saling berinteraksi menurut suatu pola yang terstruktur dengan cara tertentu sehingga setiap nggota organisasi mempunyai tugas dan fungsinya masing-masing, dan sebagai satu kesatuan yang mempunyai tujuan tertentu dan juga mempunyai batas-batas yang jelas sehingga organisasi dapat dipisahkan secara tegas dari lingkungannya.

Prinsip-prinsip Organisasi
Secara umum prinsip-prinsip yang harus diikuti dalam membentuk organisasi menurut FW. Harris adalah :
The Principle of objective (mempunyia tujuan yang jelas)
The Principle of Functional ( mempunyai fungsi utama)
The Principle of Balance (keseimbangan wewenang dan tanggungjawab)
The Principle of Specialization (pemusatan/spesialisasi aktivitas anggota)
The Principle of Continuity (selalu berkesinambungan)
The Principle of Flexibility (fleksibelo dengan keadaan/situasi)
The Principle of Simplicity ( Rencana yang sederhana serta dapat dipahami)
The Principle of Unity Command (satu komando/instruksi)
The Principle of Span Control ( Penyesuaian dengan kemampuan kontrol)
The Principle of Supervisory (mempunyai garis pengawasan yang tegas)
The Principle of Communication (hubungan atau komunikasi setiap anggota)
The Principle of Coordination (tenaga pengikat planning , organizing dan operating)
The Principle of Effectiveness

Tipe-tipe Organisasi
Organisasi Formal; adalah sistem dari pekerjaan, hubungan wewenang, tangungjawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh management agar pekerjaan dapat terselesaikan.
Organisai informal; adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkintidak ada hubungannya dengan hubungan wewenang formal.

Bentuk-bentuk Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan sistem hubungan antar posisi-posisi kepemimpinan yang ada dalam suatu organisasi, secara umum bentuk-bentuk organisasi dapat digolongkan kedalam beberapa struktur organisasi, yaitu dengan struktur utama yang terdiri dari :
Organisasi Garis atau Militer
Dalam bentuk organisasi ini garis kekuasaan atau garis perintah mengalir langsung dari atasan keberbagai pimpinan dibawahnya, dan pada akhirnya ke para pekerja, pencipta jenis ini adalah Henry Fayol.
Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini diciptakan oleh Emerson sehubungan bertambah besarnya perusahaan/ organisasi, serta bertambahnya kebutuhan ilmu pengetahun untuk memecahkan persoalan-persoalan yang semakin kompleks, maka pejabat operasional membutuhkan orang-orang yang mempunyai keahlian khusus untuk membantunya. Orang-orang tersebut merupakan staf yang tugasnya hanya bersifat pejabat pelaksana, tanpa wewenang untuk memerintah bawahan pejabat operasional yang dibantunya, walaupun menyangkut bidang spesialisasinya.
Organisasi Fungsional
Bbetuk organisasi ini pertama di kembangkan oleh F.W. Taylor, untuk mengatasi kesulitaan mendapatkan orang-orang yang all around berkemampuan tinggi sebagai pimppinan pelaksana dalam organisasi garis. Pada bentuk orrganisasi ini pekerja-pekerja di pimppin oleh beberapa orang yang masing-masing mempunyai bidang keahllian khusus.
Organisaasi devisional
Dalam bentuk divisional, organisasi ini di bagi kedalam beberapa unit yang agak bebas, sutiap unit mempunyai sumber-sumber daya untuk beroperasi secara bebas dari unit lainnya. Divisi-divisi tersebut dapat berdasarkan atas geografis atu hasil produk/ pemasaran.
Organisasi Matriks
Organisasi matriks digunakan bila suatu struktur proyrk ditambahkan pada sutu struktur yang lain. Ini mengakibatkan penarikan para spesialis dari beberapa bagian organisasi yang berbeda untuk bekerjasama pada suatu proyek tertentu. Organisasi matriks tidak mengindahkan prinsip kesatuan komando.

DASAR-DASAR MENEGEMENT

Organisasi didefinisikan sebagai sutu kumpulan orang-orang yang bekerjasama dalam sebuah pembagian kerja guna mencapai tujuan bersama tertentu. Seorang pakar Mnagement bernama Chester I Bernard berpendapat bahwa organisasi-organisasi yang merupakan aktivitas-aktivitas terkoordinasi secara sadar dari sistem-sistem sosial ataau tekhnikal antra dua orang atau lebih, harus dimanage, agar dapt dicapai sasaran-sasaran untguk jangka waktu tertentu.

Dapat diambil kesimpulan bahwa management merupaka proses pencapaian penggunaan dan pemanfatan aneka macam sumber-sumber daya esensial,yang dapat membantu pencapaian sasaran-sasaran tertentu organisasi. Secara konseptual setidaknya ada 4 (empat) langkah secara berurutan yang dinyatakan orang sebagi proses atau fungsi management yang akan dijelaskan berikut yang dikenal dengan singkatan POAC yaitu Planning, Organizing, Actuating, Controlling.

Planning (Perencanaan)
Pengertiannya adalah suatu proses dimana seorang atau kelompok memformulasikan serentetan tindakan untuk suatu kegiatan tertentu, dan ditujukan untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Terdapat 3 ciri aktivitas dari perencanaan yaitu :
Pemikiran ke masa yang akan datang
Pengambilan keputusan
Orientasi pada tujuan

Manfaat dari sebuah perencanaan adalah :
Memberikan gambaran secara menyeluruh dari program kegitan yang akan dilaksanakan
Memberikan arah dari pelaksanaan
Memperkecil kesalahan atau kekeliruan
Mengkoordinir pelaksanaan
Membatasi ruang gerakan dan waktu pelaksanaan

Langkah-langkah dari perencanaan :
What, adalah upaya mempertanyakan tujuan dan kegiatan yang akan dilaksanakan;
Why, proses mempertanyakan kembali mengapa atas What diambil;
When, tindakan mempertanyakan bilaman diselenggarakannya kegiatan;
Where, tindakan mempertanyakan dimana tempat penyelenggaraannya kegiatan;
Who, tindakan mempertanyakan siapa pelaksana/ human resources;
How, tindakan mempertanyakan kemudian merencanakan dan memutuskan bagaimana metode kerja, kontrolling, hubungan kerja struktural, biaya, pertanggungjawaban, dan penilaian.

Organizing (Pengorganisasian)
Organizing berarti tindakan menetapkan hubungan pelaku efektif antara orang-orang sehiang mereka dapat bekerjasama secara efektif dan mencapai kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas khusus dalam kondisi-kondisi lingkungan tertentu, dalam upaya mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

Actuating (Penggerakan)
Setelah rencana selesai disusun dan organisasi yang diperlukan dibentuk, begitu pula setelah jbatan-jabatan terisi, maka organisasi yang bersangkutan siap untuk digerakan. Secara akiasan seakan-akan organisasi tersebut menunggu orang yang membunyikan lonceng untuk memulai aktivitas-aktivitasnya. Hal ini merupakan tanggungjawab dari seorang menejer/pemimpin dan dilaksanakan melalui fungsi pemimpin/membina/mengarahkan aktivitasnya. Hal ini merupakan tanggungjawab dari seorang menejer /pemimpin dan dilaksanakan melelui fungsi memimpin, membina dan mengarahkan.

Controlling (Pengawasan)
Pengawasan merupakan suatu fungsi yang melingkari siklus management secara ponuh. Ia merupakan suatu mekanisme pengendali yang mengaitkan semua fungsi-fungsi yang mendahuluinya berupa: pengorganisasian yang menempatkan anggota pada posisi yang ada dalam struktur organisasi, memimpin mereka kearah tujuan perencanaan. Proses pengawasan menetapkan standar-standar dan kemudian mengukur hasil-hasil yang dicapai berdasarkannya. Tindakan perbaikan dilaksanakanapabila terjadi kesenjangan antara apa yang dilaksanakan dengan apa yang sesuangguhnya terjadi dalam kenyataan terlampau besar. Pengawasan dapat dilaksanakan sebelum, sesudah atau pada tahap manapundalam proses konversi yang berlangsung. Pengawasan akan menjadi sangat efektif apabila ditempatkan secara selektif pada titi-titik kritikal yang menentukan berhasil-gagalnya suatu aktivitas atau proses.

Proses Pengawasan :
Tetapkan standar-standar unjuk kerja (kinerja)
Ukurlah hasil unjuk kerja aktual
Bandingkanlah hasil unjuk kerja aktual dengan standar
Laksanakan tindakan-tindakan perbaikan/korektif

Sistem pengawasan :
feed Forward controll (pengawasan pada saat masukan)
Concurrent Controll (pengawasan pada saat pekerjaan sedang berlangsung)
Feed back Controll (pengawasan pada saat kegiatan/operasi selesai dilaksanakan)

Metode pengawasan :
Observasi langsung
Metode statistikal
Metode laporan